Tổ chức sự kiện là công việc đơn giản mà ai cũng có thể làm được một cách dễ dàng, nhưng để có thể tạo ra một sự kiện ấn tượng thì không phải ai cũng có thể làm được. Chính thành ra mà Vietlinks sẽ hướng dẫn cho bạn cách làm thế nào để tổ chức sự kiện một cách tốt nhất

1. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện tại địa điểm hợp lý
Nhiều nhà tổ chức sự kiện coi nhẹ nhân tố địa điểm khi bắt đầu kế hoạch sau đó đã nhận ra rằng không còn địa điểm trống cho sự kiện của họ, bởi thế, sau khi ấn định ngày tổ chức sự kiện, bạn nên tìm ngay địa điểm chấp thuận để tổ chức. Bạn cũng nên hoàn thiện hiệp đồng, thủ tục để địa điểm của bạn không “đột ngột” bị ai đó tranh chấp mất. Với sự kiện ngoài trời, việc hợp nhất với đơn vị cho thuê địa điểm về những hỗ trợ khi trời mưa bão cũng cần được đưa vào hiệp đồng nhé!

cong ty to chuc su kien tat nien


2, Bám sát kế hoạch mỗi ngày và điều chỉnh dựa trên mục tiêu lâu dài
Đặt ra đích mà bạn muốn đạt được và đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của bạn bám sát kế hoạch để dẫn đến kết quả bạn mong muốn. Kế hoạch cần được viết chi tiết đến từng hạng mục nhỏ, ai là người đảm đang và deadline cho công việc đó là bao giờ. Bạn cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho những trường hợp xấu nhất xảy ra như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn v.v… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

3, Truyền thông thông điệp rõ ràng và xác thực
Thư mời là nhân tố trước hết mà mọi người nhìn thấy được ở sự kiện của bạn.
Thư mời nên thông báo tới người tham dự những chi tiết : ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào (bảo đảm bao gồm địa chỉ, thông báo đỗ xe và gợi ý trang phục).
dung mạo của thư mời cũng nên đưa cho người tham gia gợi ý về nội dung chương trình, dù cho đó chỉ là hình nền hay sự kết hợp màu sắc, font chữ. Vì dụ như những bữa tiệc sôi động cần nhiều màu sắc hơn những buổi hội thảo trọng thể và lịch sự.

4, giao hội vào hiệu quả công việc hơn là năng suất làm việc

Bạn hãy lưu trữ và theo dõi thông tin người dự vào một file Excel (bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, tình trạng phản hồi, giới hạn khẩu phần ăn,…) để trước sự kiện, bạn có thể dùng những thông báo đó để tạo bảng tên, thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi cho họ.
Tránh nhập lại thông tin giống nhau cho mỗi dự án tổ chức kẻo chính bạn sẽ bị mắc vào “mớ bòng bong” do chính mình tạo nên.