Văn phòng ảo bạn cần một văn phòng làm việc đương đại, đầy đủ tiện nghi để phục vụ cho công việc kinh doanh: điện thoại, máy Fax, máy photo, kết nối Internet, trang web, địa chỉ E-mail, phòng họp tiện nghi với máy chiếu, hội nghị truyền hình (video/ audio conference)……

Bạn cần đặt văn phòng qua và đương đại tại trọng tâm đô thị, tiện lợi cho việc giao tiếp với đối tác.

Bạn cần có những nhân viên giỏi, tiếp xúc với khách hàng hay trả lời các cuộc điện thoại một cách chuyên nghiệp.

Nếu Công ty của Bạn có vài chục nhân viên làm việc tại văn phòng thì việc thuê văn phòng là cần thiết. Bằng không sẽ là gánh nặng nếu chọn giải pháp thuê một văn phòng ngay tại trung tâm Quận 1. Một giải pháp khác tin cậy khác và cũng là điều mà Bạn trông mong:

Thật khó tưởng tượng cảnh 10 vị giám đốc của 10 công ty lại có thể ngồi sát cạnh nhau trong một căn phòng, thay vì mỗi người một phòng riêng thênh thang. Tuy nhiên điều này là có thật, với dịch vụ cho thuê chỗ ngồi, san sớt văn phòng đang nở rộ tại TP.HCM.

Với dịch vụ này, một phòng có nhiều bàn được ngăn ra để các giám đốc của nhiều công ty cùng ngồi làm việc. Một gói dịch vụ thường gồm: bàn rộng 1-1,2m, ngăn cách với các bàn khác, có điện thoại, fax, được dùng máy in, có nhân viên dọn vệ sinh mỗi ngày. Giá nhàng nhàng của một chỗ ngồi tại văn phòng san sớt chao đảo 1,5-3 triệu đồng/tháng tùy vị trí của tòa nhà, giao kèo nửa năm hoặc một năm. Một văn phòng san sớt có 8-10 chỗ ngồi, trong giờ làm việc cũng hệt như văn phòng của một công ty vì các giám đốc sau một thời gian thuê đều trở nên thân quen, tấp nập, thậm chí rủ nhau đi ăn cơm và chia sẻ những khó khăn trong công việc. Họ cũng bài trí bàn làm việc của mình đẹp mắt với hoa tươi, lịch để bàn, khung ảnh gia đình.

Ông Trần Minh Hải, giám đốc một công ty dịch vụ van phong ao vận chuyển, kể: “Từ đầu tôi đã xác định công việc của mình không cần văn phòng rộng, chỉ cần có một địa chỉ cho khách hàng biết có công ty tồn tại nên tôi thuê chỗ ngồi làm việc được sáu tháng nay. Việc ai người nấy làm nên cũng không phiền nhiễu gì”. Mỗi khi khách có nhu cầu môi giới nhà đất, ông thường đến nhà khách để bàn luận. Khách nào muốn gặp ở công ty cho tiện, ông tiếp ở bàn dành cho khách gần quầy tiếp tân. “Làm việc như thế cũng vui, khi kế bên mình là giám đốc của rất nhiều công ty nên tôi cũng hiểu thêm về các lĩnh vực khác. Nếu ai hôm đó không thấy đi làm là mọi người lại hỏi thăm. Đầu năm chúng tôi cũng góp nước ngọt, bánh mứt để liên hoan chung” - ông nói. Trong giao kèo thuê, ông Hải cho biết bên công ty cho thuê cũng quy định một số điều như thường được làm ồn, quy định thời gian làm việc, nếu làm quá giờ sẽ không được dùng máy lạnh, gìn giữ trang thiết bị... của văn phòng.

Bạn là doanh nghiệp nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam?
Bạn là công ty từ các tình / thành phố khác muốn đặt chi nhánh tại Tp Hồ Chí Minh?
Bạn là nhà doanh nghiệp trẻ đang thời đoạn khởi nghiệp hay một nhóm làm việc theo mô hình nghiên cứu dự án khả thi ?

… thì việc đầu tư một văn phòng làm việc với tiện nghi cao cấp và nhất là với một hệ thống thông tin giao thông đương đại sẽ hết sức tốn kém. Do vậy, bạn cần phải cân nhắc về tính hiệu quả của nó do Bạn dùng không thẳng thớm V.